▷ Estrategias efectivas para gestionar múltiples proyectos

Los proyectos son iniciativas empresariales convenidas entre dos organizaciones. Comercian bienes y/o servicios por contraprestación económica. Las empresas generan ingresos aceptando proyectos. A medida que las empresas crecen pueden reinvertir los ingresos en la ampliación de sus capacidades internas. Su objetivo es conseguir que se puedan gestionar simultáneamente cada vez más fuentes de ingresos. La cuestión es, pues, ¿cómo gestionar varios proyectos?

Las empresas llevan a cabo más de un proyecto al mismo tiempo para maximizar sus recursos y sus ingresos. Los gestores de proyectos son los que tienen la labor de gestionar estos múltiples proyectos y de mantenerlos organizados. En las grandes organizaciones, la financiación no supone un problema. Al contratar a varios profesionales para que trabajen en diferentes partes de los proyectos, se facilitan las actividades comerciales de forma más clara y dinámica. ¿Y si no puede permitirse el lujo de tener a varias personas gestionando varios proyectos? La gestión necesita cambiar de estrategia.

La gestión eficaz es tan buena como los resultados que genera sin causar efectos secundarios negativos dentro de su organización. Al adoptar mejores estrategias para gestionar múltiples proyectos simultáneamente, se logra mantener los costos bajos sin necesidad de contratar personal adicional, y se optimiza la cultura y el rendimiento corporativo.

Estrategias para administrar múltiples proyectos

Dar prioridad

Lo que es esencial para el negocio debe comprenderse y ser una prioridad. Los proyectos en sí mismos deben tratarse según lo que necesite ejecutarse primero. Las tareas que se hagan dentro del proyecto también deben ser priorizadas. Los equipos siempre deben trabajar para ejecutar primero aquellas actividades y proyectos que son críticos para el negocio.

Gestión del tiempo

Al estudiar la multitarea, la técnica de bloqueo de tiempo ayuda a optimizar la productividad y maximizar el rendimiento de todos los proyectos en los que se trabaja. El bloqueo de tiempo consiste en reservar una franja horaria concreta para hacer una tarea determinada y realizarla en el lapso asignado. Esto ayuda a los empleados a organizar sus jornadas y les ahorra tiempo en pensar qué deben hacer a continuación. Ayuda también a hacer tiempo para actividades dentro de los diferentes proyectos que se tienen que ejecutar en un mismo día. La clave para llevar a cabo varios proyectos con éxito es la gestión del tiempo.

Dibuja el enfoque maximizando la productividad

El uso de estructuras organizativas tales como bloques de tiempo reduce el margen para la procrastinación. Con tiempos establecidos para realizar actividades concretas, se puede contar casi cada minuto del día. Y más importante aún, equipar los espacios de trabajo para horas de concentración es la clave.

Procura que tu lugar de trabajo o oficina sea cómodo y sobre todo bien iluminado. No temas imponer prohibiciones de redes sociales durante las horas de trabajo e introduce tiempo designado cada pocas horas para refrescarte y descansar. Prohíba los ruidos fuertes y la música, pero deje a cada empleado espacio para la personalización. Cada persona es distinta, y lo que permite obtener la mayor productividad de un empleado, puede no ser lo mismo que para otro.

Las revisiones tienen que ser continuas.

Vea que todos los proyectos se planifiquen bien. Las listas de tareas y los horarios deben ser claros y concisos. Esto te deja con una idea clara de lo que estas logrando y lo que queda por hacer. Asegúrate de marcar las tareas como completadas cuando terminen. Parecer que hay menos por hacer siempre ayuda a impulsar a los empleados a finalizar el último conjunto de tareas para un proyecto exitoso. Asegúrese, además, de que los informes se produzcan con la frecuencia que haga falta. El uso de software de gestión de proyectos evita perder tiempo en recopilación manual de datos.

Delegación

Uno de los principales motivos por los que es difícil gestionar varios proyectos al mismo tiempo es la carga que soporta un pequeño grupo de empleados. Make sure the work is divided up evenly among the team, playing to their strengths. Las tareas deben asignarse de acuerdo con la capacidad de ejecución y debe haber un proceso de verificación para asegurarse de que sólo se realicen las actividades necesarias. También se debe informar ampliamente a los nuevos miembros del equipo antes de que inicien una tarea. Es importante que reciban esa información para realizar correctamente su tarea y evitar que haya que hacerla otra vez.

Implementar una planificación más adecuada

Un programa de gestión de proyectos puede cambiar la forma en la que manejas tus habilidades organizativas. Los hitos y fases de trabajo, pueden ser fácilmente mapeados en una plataforma unificada para el acceso de todos los equipos. El software de gestión de proyectos, cuando se entregan resultados clave, tiende a agruparse y a predecir ventanas de tiempo en las que las cargas de trabajo se vuelven más intensivas.

Esto permite que tu empresa sepa que las actividades tienen que cambiarse o que los recursos deben incrementarse para hacer frente a los requerimientos de actividad adicionales. Puede que un incentivo al final de un período intenso sea lo que se necesite para introducir una mayor productividad.

Mira cómo avanza la cosa

Sin las medidas adecuadas de seguimiento es fácil que una organización empiece a quedarse atrás. Procure que los plazos se cumplan y las actividades se ejecuten sin fallos. Un gerente que tenga acceso al software de gestión de proyectos, podrá controlar virtualmente a todo el equipo. Por lo tanto, si una tarea está llevando demasiado tiempo para ser completada, hable sobre cómo abordarla de una manera más eficaz con la ayuda de otros miembros del equipo.

Flexibilidad

Es bueno introducir algo de margen de maniobra en los plazos. Durante el proyecto pueden ocurrir imprevistos sin precedentes que requieran de tiempo adicional para subsanarlos. Una pausa programada en los cronogramas ayuda a ofrecer una comprensión más clara de cuándo se puede terminar un proyecto y qué pasa si se hace mal una actividad. Un plan es muy bueno, pero tener un plan B para un plan A es mejor.

Construir a partir de la organización

Entienda lo que su organización requiere para una comunicación clara de los equipos y las partes interesadas. Implementar nuevos sistemas, herramientas y metodologías que permitan abordar de forma más eficiente y efectiva las actividades y proyectos individuales. Ponerse a usar software, podría ser un buen comienzo.

Hay que gestionar las expectativas

Cuando hable con su cliente de los plazos y de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto, sea sincero respecto a lo que se puede esperar. Si los tiempos son muy cortos y los recursos muy dispersos, tardaremos mucho en completar el proyecto, y gestionar múltiples vías como esta no es fácil.

Los compromisos deben ser lo más concretos posible. Reprogramar no es lo ideal, pero puede ser necesario para lograr cargas de trabajo manejibles y no perder calidad. No temas pedir más tiempo.

Reflexiones Finales

Es más sencillo poner en práctica las estrategias para gestionar de forma eficaz múltiples proyectos en el lugar de trabajo cuando se dispone de unos buenos cimientos organizativos. El seguimiento manual de los proyectos y tareas puede ser muy agotador y deja mucho lugar al error. Enfrente estas preocupaciones introduciendo software de gestión de programas a fin de optimizar las capacidades de planificación y elaboración de informes.

La transparencia es fundamental para que un proyecto llegue a buen puerto, y el software de gestión de proyectos potencia aún más la transparencia gracias a sus potentes herramientas de comunicación, algo que se necesita para gestionar los proyectos de forma eficiente y hacer que lleguen a buen puerto. Eso es todo, amigos. Espero haber resuelto con esto tu pregunta: ¿Cómo llevar a cabo múltiples proyectos?